Esse número, denominado número de registro, controlado através de livro próprio, deve ser assinalado no documento, em lugar visível e previamente determinado.
A finalidade deste número é identificar e localizar o documento quando solicitado.
Uma vez numerado, procede-se à análise do documento, de onde devem ser destacados todos os elementos identificadores que servirão à pesquisa posterior: nomes, assuntos, fatos ou acontecimentos, datas, lugares, fenômenos, objetos etc.
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