O documento de arquivo pode ser configurado de diferentes formas, de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas. Essa configuração é conhecida como espécie documental. A espécie documental é objeto de estudo da diplomática e conceito predominante no meio arquivístico.
Definição de ESPÉCIE DOCUMENTAL para Bellotto:
“Veículo redacional adequado, redigido e formatado de maneira que torne válido e credível o conteúdo do documento.”
As diferenças entre as organizações implicam variação das espécies somadas às funções informacionais dos documentos. É fundamental que o
trabalho arquivístico levante estas variações e produza conhecimentos sistemáticos sobre o assunto. As tipologias documentais existentes devem ser enumeradas de modo hierárquico, a partir dos levantamentos. Entende-se como tipologia o resultado do somatório entre a espécie e
a função dos documentos. Propõe-se, aqui, uma lista genérica das tipologias e das espécies documentais em organizações públicas e privadas e nos
arquivos pessoais.
Exemplos de espécies documentais: abaixo-assinado,acórdão,alvará, ata, atestado, carta,certidão, contrato,diploma, memorando, memorial, minuta,nota de empenho, ofício, ordem de serviço, parecer, petição, portaria,processo, procuração, protocolo, rascunho, relação, relatório, resolução, termo, dentre outros.
Categorias de espécies documentais: Atos normativos (lei, resolução, decreto,regimento interno, instrução normativa), Atos enunciativos, (parecer,relatório,voto,nota,técnica), Atos de assentamento (ata,apostila), Atos comprobatórios (certidão,atestado), atos de ajuste (contrato, convênio),
atos de correspondência (edital, aviso,carta,memorando) ,dentre outros.
fonte:
GARCIA,Gabriela. Arquivologia: Apontamentos de Aulas.V.2. 2009. Disponível em : <http://docs.google.com/viewer?a=v&q=cache:HtdshiKminMJ:www.passeja.com.br/file/download/arquivologia2.pdf+%22Esp%C3%A9cie+documental%22&hl=pt-BR&pid=bl&srcid=ADGEESjSgTSe6ykFehjehDvVkaFU897i0blPIOe4TSQKn1DOPa-fSLX9xY2SdaOi5AqyhlNzGBHsJn_LS9Wg_HXfpM-XxrfqWsKR3KTB3O3896XflKeV0lBYwLIS8pQAH_C9Sb832wDd&sig=AHIEtbQFLSLqe0LjTMZ4gCHj5gBhUupDsw>
BELLOTTO: Como fazer análise diplomática e análise tipológica de documento de arquivo. Série como fazer vol. 8. Disponível em: http://www.saesp.sp.gov.br/cf8.pdf
CONFEDERAÇÃO NACIONAL DA INDÚSTRIA.Manual de Gestão Documental das Entidades Nacionais do sistema de Indústria. Brasília,2006. Disponível em: <http://www.sistemacni.org.br/intranet/intranetcni/oquefazemos/Ser_compartilhado/acind/arquivo/MANUAL_GESTAO_DOCUMENTAL.pdf>
